Eine unbezahlte Rechnung über 4.000 Euro kostet Sie nicht 4.000 Euro. Sie kostet Sie den Gewinn, der darin steckt, und der ist längst ausgegeben: Material war gekauft, Löhne waren bezahlt, die Steuer haben Sie in vielen Fällen schon abgeführt.
Deshalb rechnet man einen Ausfall nicht in Rechnungssumme, sondern in Umsatz. Wenn Ihnen von 100 Euro Umsatz 20 Euro übrig bleiben, müssen Sie für 4.000 Euro Ausfall 20.000 Euro zusätzlich umsetzen, nur um wieder bei null zu sein.
Das Gegenmittel ist unspektakulär: früh und regelmäßig nachfassen. Die meisten Ausfälle beginnen nicht damit, dass jemand nicht zahlen kann, sondern damit, dass wochenlang niemand nachgefragt hat.
Wer eine offene Rechnung abschreibt, denkt an die Zahl, die auf dem Papier steht. Das ist verständlich, aber es führt in die Irre. Der Betrag auf der Rechnung ist Umsatz, nicht Gewinn. Der größte Teil davon war schon vergeben, bevor der Kunde überhaupt hätte zahlen müssen.
Bei einem Auftrag über 4.000 Euro sind vielleicht 1.400 Euro Material, 1.800 Euro Löhne und ein paar hundert Euro Fahrzeug, Werkzeug und Büro. Bleiben 400 bis 800 Euro, die tatsächlich Ihnen gehören. Diese 400 bis 800 Euro sind weg, und die 3.200 bis 3.600 Euro haben Sie aus eigener Tasche vorgestreckt.
Deshalb rechnet man in Umsatz, nicht in Euro
Ihr Fall
Was kostet Sie ein Ausfall wirklich?
Vier Fragen, eine Minute. Gerechnet wird nur mit dem, was Sie eingeben.
Frage 1 von 4
Wie hoch war die Rechnung, die offen geblieben ist?
Frage 2 von 4
Was bleibt Ihnen von 100 Euro Umsatz übrig, wenn Material, Löhne, Fahrzeuge und Büro bezahlt sind?
Frage 3 von 4
Wie oft ist Ihnen das im letzten Jahr passiert?
Frage 4 von 4
Wie viel davon ist am Ende doch noch reingekommen?
Um einen Ausfall wieder auszugleichen, brauchen Sie neue Aufträge. Und zwar nicht in Höhe des Ausfalls, sondern so viele, dass der Gewinn daraus den Ausfall deckt. Das ist die Zahl, die zählt, und sie ist unangenehm groß.
Bleiben Ihnen von 100 Euro Umsatz 10 Euro übrig, brauchen Sie das Zehnfache des Ausfalls an zusätzlichem Umsatz.
Bleiben 20 Euro übrig, brauchen Sie das Fünffache.
Bleiben 35 Euro übrig, brauchen Sie knapp das Dreifache.
4.000 Euro Ausfall bei 20 Prozent Marge heißen 20.000 Euro Umsatz, den Sie zusätzlich machen müssen, nur um wieder bei null zu sein.
Was Sie in Ihren eigenen Zahlen prüfen können
Für die Rechnung brauchen Sie keine Buchhaltungssoftware. Vier Angaben reichen, und drei davon kennen Sie auswendig.
Wie hoch war die Rechnung, die offen geblieben ist.
Was Ihnen von 100 Euro Umsatz übrig bleibt, wenn Material, Löhne, Fahrzeuge und Büro bezahlt sind.
Wie oft Ihnen das im letzten Jahr passiert ist.
Wie viel davon am Ende doch noch reingekommen ist.
Warum Rechnungen liegen bleiben
In den wenigsten Fällen sitzt am anderen Ende jemand, der grundsätzlich nicht zahlen will. Viel häufiger ist die Rechnung im Stapel untergegangen, die zuständige Person war im Urlaub, oder es gab eine Kleinigkeit, die jemand klären wollte und dann vergessen hat.
All das löst sich mit einer freundlichen Nachfrage. Das Problem ist nur: die Nachfrage passiert nicht. Nach Feierabend ruft niemand mehr an, und am nächsten Tag steht schon der nächste Auftrag an.
Was Sie ändern können, ohne unangenehm zu werden
Konsequent nachfassen und ruppig auftreten sind zwei verschiedene Dinge. Die meisten Betriebe verwechseln das und lassen es deshalb lieber ganz. Dabei geht es nur um Regelmäßigkeit.
Am Tag nach dem Zahlungsziel eine kurze Erinnerung, freundlich formuliert. Keine Mahngebühr, kein Vorwurf.
Nach einer Woche eine zweite Nachricht, diesmal auf einem anderen Weg. Wer die E-Mail überliest, liest die SMS.
Nach zwei Wochen ein Anruf. Ein Gespräch klärt in zwei Minuten, was per E-Mail drei Wochen dauert.
Erst danach der förmliche Ton. Bis dahin sind die meisten Rechnungen längst bezahlt.
Genau diese Abfolge ist die Arbeit, die niemand macht, weil sie klein, lästig und ständig ist. Sie kostet pro Fall wenige Minuten und über das Jahr gerechnet einige Tage.
Was das für Ihre Preise heißt
Wenn Sie regelmäßig Ausfälle haben, kalkulieren Sie sie faktisch mit ein: Ihre zahlenden Kunden bezahlen die, die nicht zahlen. Das ist die stille Variante. Die andere Variante ist, die Ausfälle zu reduzieren, und die ist für alle Beteiligten die bessere.
Häufige Fragen
Warum ist der Schaden höher als die Rechnungssumme?
Weil die Rechnungssumme Umsatz ist und nicht Gewinn. Material, Löhne und laufende Kosten haben Sie bereits bezahlt. Um den Ausfall auszugleichen, brauchen Sie neue Aufträge, deren Gewinn den Ausfall deckt, und das ist ein Vielfaches der ursprünglichen Rechnung.
Kann ich die Umsatzsteuer zurückholen, wenn ein Kunde nicht zahlt?
Wenn eine Forderung endgültig uneinbringlich ist, kann die abgeführte Umsatzsteuer berichtigt werden. Wann eine Forderung als uneinbringlich gilt und wie die Berichtigung im Einzelfall läuft, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Ab wann sollte ich das erste Mal nachfragen?
Am Tag nach dem vereinbarten Zahlungsziel. Das ist früh genug, dass die Rechnung dem Kunden noch präsent ist, und höflich genug, dass niemand es als Druck empfindet.
Verärgere ich Kunden, wenn ich konsequent nachfasse?
Nicht durch die Nachfrage selbst, sondern durch den Ton. Eine freundliche Erinnerung nach ein paar Tagen empfindet kaum jemand als unangenehm. Als unangenehm empfunden wird der Sprung von monatelangem Schweigen direkt zur letzten Mahnung.
Rechnet der Rechner mit Branchendurchschnitten?
Nein. Er rechnet ausschließlich mit den vier Angaben, die Sie machen. Es fließen keine Vergleichswerte, Studien oder Schätzungen von uns ein.
