Die Begriffe, ohne Paragrafendeutsch.
Neunzehn Wörter, die Ihnen bei offenen Rechnungen begegnen, jedes in einem Absatz erklärt. Ohne Fachsprache, mit dem, was in der Praxis daran hängt.
Fälligkeit
Der Tag, ab dem Sie Ihr Geld verlangen dürfen.
Fällig ist eine Rechnung an dem Tag, ab dem Sie die Zahlung verlangen dürfen. Steht auf der Rechnung ein Zahlungsziel, ist das der letzte Tag dieser Frist. Steht nichts drauf, ist die Rechnung sofort fällig, sobald der Kunde sie bekommen hat.
Die Fälligkeit ist der Ausgangspunkt für alles Weitere: Erst danach kann jemand in Verzug geraten, erst danach laufen Verzugszinsen. Deshalb lohnt es sich, das Zahlungsziel klar auf die Rechnung zu schreiben, mit einem Datum statt mit einer Anzahl Tage. Ein Datum kann niemand falsch verstehen, eine Frist schon.
Zahlungsziel
Die Frist, die Sie dem Kunden zum Zahlen einräumen.
Das Zahlungsziel ist die Zeit, die Sie dem Kunden zum Bezahlen geben, üblich sind 14 oder 30 Tage. Es ist Ihre Entscheidung, nicht seine: Wenn nichts vereinbart ist, gilt das, was auf Ihrer Rechnung steht.
Je länger das Ziel, desto länger steht Ihr Geld draußen, und desto später merken Sie, dass etwas nicht stimmt. Bei 60 Tagen fällt eine Überschreitung um zwei Wochen kaum auf, bei 14 Tagen sofort. Wer das Ziel verkürzen will, tut es am besten bei neuen Kunden und für neue Aufträge, nicht mitten in einer laufenden Zusammenarbeit.
Verzug
Der Zustand, in dem ein Kunde zu spät zahlt und dafür einstehen muss.
Verzug heißt: Der Kunde zahlt nicht, obwohl er müsste. Ab diesem Punkt dürfen Sie Verzugszinsen verlangen, und der Kunde muss Ihnen den Schaden ersetzen, der durch die Verspätung entsteht.
In Verzug kommt jemand entweder durch eine Mahnung oder ohne Mahnung, wenn seit dem Zugang der Rechnung 30 Tage vergangen sind. Bei Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn Sie auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben. Auch ein festes Datum auf der Rechnung kann den Verzug auslösen, ganz ohne Mahnung. Eine Mahnung ist also kein Muss, aber sie schafft Klarheit über den Zeitpunkt.
Verzugszinsen
Zinsen, die Sie ab dem Verzug auf den offenen Betrag verlangen dürfen.
Ab dem Verzug dürfen Sie Zinsen auf den offenen Betrag verlangen. Die Höhe hängt am Basiszinssatz der Bundesbank, der sich zweimal im Jahr ändert. Auf ihn kommen fünf Prozentpunkte bei Verbrauchern und neun Prozentpunkte bei Geschäftskunden.
Bei Geschäftskunden kommt außerdem eine Pauschale von 40 Euro dazu, unabhängig davon, wie hoch die Rechnung ist. Sie muss nicht begründet werden. Bei Verbrauchern gibt es diese Pauschale nicht. Viele Betriebe verzichten auf die Zinsen, weil der Betrag klein wirkt. Ausgewiesen gehören sie trotzdem: Sie zeigen dem Kunden, dass die Verspätung nicht folgenlos bleibt.
Basiszinssatz
Der Zinssatz der Bundesbank, auf dem die Verzugszinsen aufbauen.
Der Basiszinssatz ist ein Wert, den die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und zum 1. Juli neu festsetzt und veröffentlicht. Er ist keine Größe, die Sie selbst bestimmen, und er hat mit den Zinsen Ihrer Bank nichts zu tun.
Sie brauchen ihn nur für eine Sache: Verzugszinsen. Der Satz, den Sie verlangen dürfen, ist der Basiszinssatz plus fünf Prozentpunkte bei Verbrauchern und plus neun Prozentpunkte bei Geschäftskunden. Weil er sich zweimal im Jahr ändert, gilt für die Berechnung der Wert, der im jeweiligen Zeitraum galt. Bei langen Verzügen kann eine Forderung deshalb über zwei verschiedene Sätze laufen.
Zahlungserinnerung
Die freundliche Nachricht kurz nach der Fälligkeit, noch ohne Mahnton.
Die Zahlungserinnerung ist die erste Nachricht nach der Fälligkeit, ein bis drei Tage danach. Sie unterstellt nichts, sie erinnert nur: Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Kontodaten, ein Satz dazu.
Rechtlich ist sie nicht nötig, praktisch erledigt sie die meisten Fälle. Der häufigste Grund für eine offene Rechnung ist keine Zahlungsunwilligkeit, sondern eine Rechnung, die untergegangen ist. Wichtig ist der Zeitpunkt: Wer nach drei Tagen erinnert, bekommt sein Geld oft in derselben Woche. Wer nach sechs Wochen erinnert, verhandelt.
Mahnstufen
Die Abfolge aus Erinnerung, erster und zweiter Mahnung.
Mahnstufen sind die Reihenfolge, in der Sie nachfassen: Erinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung mit Frist und Ankündigung der nächsten Schritte. Wie viele Stufen Sie durchlaufen, ist Ihre Entscheidung. Die verbreitete Annahme, es müssten drei Mahnungen sein, stimmt nicht.
Was zählt, sind die Abstände. Zehn Tage zwischen den Stufen sind ein guter Wert: kurz genug, dass die Rechnung im Kopf bleibt, lang genug, dass eine Überweisung ankommen kann. Wichtig ist, dass jede Stufe tatsächlich kommt. Eine angekündigte zweite Mahnung, die nie eintrifft, macht die erste rückwirkend unglaubwürdig.
Mahnbescheid
Der gerichtliche Weg, eine unbestrittene Forderung durchzusetzen.
Der Mahnbescheid ist ein Antrag beim Mahngericht. Das Gericht prüft nicht, ob Ihre Forderung berechtigt ist, es stellt sie dem Kunden nur förmlich zu. Der hat dann zwei Wochen Zeit, Widerspruch einzulegen.
Kommt kein Widerspruch, können Sie den Vollstreckungsbescheid beantragen und daraus vollstrecken. Kommt Widerspruch, geht es in ein normales Gerichtsverfahren, das Zeit und Geld kostet. Der Mahnbescheid lohnt sich deshalb vor allem dort, wo der Kunde nichts einzuwenden hat, sondern schlicht nicht zahlt. Nebenbei hemmt er die Verjährung, was ihn zum Jahresende zum Mittel der Wahl macht.
Vollstreckungsbescheid
Der Schritt nach dem Mahnbescheid, aus dem vollstreckt werden kann.
Widerspricht der Kunde dem Mahnbescheid nicht, beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid. Er ist ein Titel: Damit kann ein Gerichtsvollzieher tätig werden, ein Konto gepfändet oder Lohn einbehalten werden.
Auch gegen den Vollstreckungsbescheid kann der Kunde noch vorgehen, innerhalb von zwei Wochen. Danach steht die Forderung fest, und zwar 30 Jahre lang. Das ist der eigentliche Wert des Verfahrens: Selbst wenn beim Kunden heute nichts zu holen ist, bleibt die Forderung Jahrzehnte durchsetzbar.
Titel und Titulierung
Ein Dokument, aus dem zwangsweise vollstreckt werden kann.
Ein Titel ist ein Papier, mit dem staatlich vollstreckt werden darf: ein Vollstreckungsbescheid, ein Gerichtsurteil oder ein notarielles Schuldanerkenntnis. Ohne Titel darf niemand pfänden, auch kein Inkassobüro.
Titulierung heißt, eine Forderung in ein solches Papier zu überführen. Der Aufwand lohnt sich vor allem bei größeren Beträgen und bei Kunden, bei denen heute nichts zu holen ist, morgen aber vielleicht schon. Denn ein Titel verjährt erst nach 30 Jahren, während eine normale Rechnung nach drei Jahren wertlos wird.
Verjährung
Der Zeitpunkt, ab dem der Kunde die Zahlung endgültig verweigern darf.
Die meisten Rechnungen verjähren in drei Jahren. Die Frist beginnt aber nicht am Rechnungsdatum, sondern am 31. Dezember des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung aus dem März 2026 verjährt also am 31. Dezember 2029.
Nach der Verjährung ist die Forderung nicht weg, aber der Kunde darf die Zahlung dauerhaft verweigern, und dann ist sie faktisch weg. Eine Mahnung hält die Frist nicht auf. Aufhalten lässt sie sich nur durch ein gerichtliches Verfahren, etwa einen Mahnbescheid, oder durch Verhandlungen und ein Anerkenntnis des Kunden. Deshalb sind die letzten Wochen des Jahres der Zeitpunkt, alte Posten durchzusehen.
Skonto
Ein Abschlag dafür, dass der Kunde früher zahlt.
Skonto ist ein Nachlass für schnelles Zahlen, klassisch zwei Prozent bei Zahlung binnen zehn Tagen statt 30 Tagen netto. Er muss vereinbart oder auf der Rechnung angeboten sein, ein Kunde darf ihn nicht einfach abziehen.
Der Preis dafür ist höher, als er aussieht. Zwei Prozent für 20 Tage früher entsprechen aufs Jahr gerechnet einem Zinssatz weit über 30 Prozent. Skonto ist damit die teuerste Art, an sein Geld zu kommen, aber eine der wirksamsten. Wer es anbietet, sollte auch nachhalten, ob es korrekt gezogen wurde: Der Abzug trotz später Zahlung ist einer der häufigsten stillen Verluste.
Abschlagsrechnung
Eine Rechnung über den bereits erbrachten Teil einer Leistung.
Mit einer Abschlagsrechnung stellen Sie den Teil einer Leistung in Rechnung, den Sie bereits erbracht haben, üblich bei längeren Bauvorhaben und Projekten. Sie ist wie jede andere Rechnung fällig und kann wie jede andere in Verzug geraten.
Die typische Falle ist die stille Kürzung: Der Auftraggeber zahlt 80 Prozent und schreibt nichts dazu. Wer nicht sofort nachfragt, verhandelt später über den Gesamtbetrag, und dann verschwimmt, worauf sich die Kürzung eigentlich bezog. Jeder Teilbetrag gehört deshalb einzeln geprüft, am besten am Tag des Zahlungseingangs.
Vorkasse und Anzahlung
Geld, das vor der Leistung fließt.
Bei Vorkasse zahlt der Kunde alles vor der Leistung, bei einer Anzahlung einen Teil. Beides muss vor dem Auftrag vereinbart sein, nachträglich lässt es sich nicht durchsetzen.
Das ist die einzige Maßnahme, die einen Zahlungsausfall wirklich verhindert statt ihn nur zu verkürzen. Der Preis ist, dass manche Kunden abspringen. Ein guter Mittelweg ist eine Anzahlung, die das Material deckt: Dann verlieren Sie im schlimmsten Fall Ihre Arbeitszeit, aber nicht zusätzlich Geld, das Sie ausgelegt haben. Bei neuen Kunden und bei großen Aufträgen ist das die Regel, nicht die Ausnahme.
Lastschriftmandat
Die Erlaubnis des Kunden, Beträge von seinem Konto einzuziehen.
Ein Lastschriftmandat ist die schriftliche Erlaubnis, Geld vom Konto des Kunden einzuziehen. Es braucht seine Unterschrift, seine Kontoverbindung und eine Mandatsreferenz, und es verfällt, wenn 36 Monate lang nichts eingezogen wurde.
Für wiederkehrende Beträge wie Mitgliedsbeiträge ist es der bequemste Weg, weil der Kunde nichts tun muss. Genau darin liegt aber auch das Risiko: Wer nicht aktiv zahlt, prüft seine Abbuchungen nicht, und ein gekündigtes oder überzogenes Konto fällt niemandem auf, bis die Lastschrift zurückkommt.
Rücklastschrift
Eine Abbuchung, die von der Bank zurückgegeben wurde.
Eine Rücklastschrift ist eine Abbuchung, die nicht durchgeht, weil das Konto nicht gedeckt ist, die Verbindung nicht mehr stimmt oder der Kunde widersprochen hat. Ihre Bank belastet Sie dafür mit einer Gebühr.
Diese Gebühr dürfen Sie weiterreichen, wenn Ihr Vertrag es vorsieht und der Kunde die Rücklastschrift zu verantworten hat. Bei einem Widerspruch ohne Grund ist das der Fall, bei einem Fehler in Ihren Daten nicht. Entscheidend ist die Geschwindigkeit: Wer beim ersten Rückläufer nachfasst, redet über einen Monatsbeitrag. Wer ein halbes Jahr wartet, redet über einen Betrag, den kaum jemand auf einmal aufbringt.
Inkasso
Ein Dienstleister, der Forderungen in Ihrem Namen eintreibt.
Ein Inkassobüro treibt Forderungen in Ihrem Namen ein. Es kauft sie nicht, das Ausfallrisiko bleibt bei Ihnen. Bezahlt wird meist über eine Provision auf das, was hereinkommt, oft zwischen 10 und 25 Prozent.
Die Kosten dürfen Sie dem Kunden nur in dem Rahmen weiterberechnen, in dem sie zur Rechtsverfolgung nötig waren, und nur ab dem Verzug. Sinnvoll ist Inkasso, wenn Sie selbst schon mehrfach nachgefasst haben und der Kunde weder zahlt noch widerspricht. Bei einem Kunden, den Sie behalten wollen, ist es meist der teurere Weg, weil die Beziehung damit in der Regel endet.
Forderungsverkauf und Factoring
Der Verkauf offener Rechnungen an einen Dritten gegen einen Abschlag.
Beim Factoring verkaufen Sie Ihre offenen Rechnungen an einen Dienstleister und bekommen das Geld sofort, abzüglich eines Abschlags. Ob auch das Ausfallrisiko übergeht, hängt vom Vertrag ab: Beim echten Factoring ja, beim unechten bleibt es bei Ihnen.
Das ist ein Finanzierungsinstrument, kein Mahnersatz. Es hilft, wenn Ihr Problem lange Zahlungsziele und knappe Liquidität sind. Wenn Ihr Problem darin besteht, dass niemand nachfasst, verkaufen Sie damit nur den Ertrag mit. Der Abschlag fällt auf jede Rechnung an, auch auf die, die ohnehin pünktlich bezahlt worden wäre.
Ausfallquote
Der Anteil Ihres Umsatzes, den Sie am Ende abschreiben.
Die Ausfallquote ist der Anteil Ihres Jahresumsatzes, den Sie am Ende abschreiben müssen. Sie rechnen sie aus, indem Sie die abgeschriebenen Beträge durch den Umsatz teilen.
Die Zahl allein sagt wenig, entscheidend ist Ihre Marge. Bei zehn Prozent Marge frisst ein Ausfall von 4.000 Euro den Ertrag aus 40.000 Euro Umsatz auf. Deshalb ist die nützlichere Frage nicht, wie hoch die Quote ist, sondern wie viel zusätzlichen Umsatz Sie brauchen, um den Ausfall wieder auszugleichen. Diese Zahl ist fast immer größer als erwartet.
Diese Erklärungen sind allgemein gehalten und ersetzen keine Rechtsberatung. Fristen, Zinssätze und die Frage, ob eine Forderung durchsetzbar ist, hängen am Einzelfall und ändern sich. Bei größeren Beträgen, bei Streit über die Leistung und vor jedem gerichtlichen Schritt lassen Sie das anwaltlich prüfen. Den Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und zum 1. Juli neu.
Wissen ist die eine Hälfte
Die andere ist, dass jemand am Tag der Fälligkeit nachfasst und zehn Tage später wieder. Genau das übernimmt maxal, jede Nachricht liegt vorher bei Ihnen zur Freigabe.
maxal kann sofort anfangen.
Wir richten maxal persönlich für Sie ein und bleiben während der ersten Wochen direkt ansprechbar. Tragen Sie sich ein, wir melden uns.