Es gibt keine Vorschrift, wie oft Sie mahnen müssen. Eine einzige Zahlungsaufforderung genügt, danach dürfen Sie den gerichtlichen Weg gehen.
Die drei Stufen sind eine Gewohnheit aus der Zeit der Papierpost. Sie kosten Sie im Schnitt sechs bis acht Wochen.
Wichtiger als die Anzahl ist der Abstand: Wer nach sieben Tagen erinnert, bekommt sein Geld deutlich häufiger als wer nach 30 Tagen die erste Mahnung schreibt.
Fragen Sie zehn Betriebe, wie oft man mahnen muss, und neun sagen: dreimal. Es steht nirgends. Eine einzige Zahlungsaufforderung setzt Ihren Kunden in Verzug, und wenn ein Zahlungsdatum auf der Rechnung stand, brauchen Sie nicht einmal die.
Die drei Stufen stammen aus einer Zeit, in der jede Mahnung ein Brief war, der drei Tage unterwegs war. Man wollte niemanden vor den Kopf stoßen, den man auch anrufen konnte. Der Ablauf ist geblieben, die Gründe sind weg.
Der Abstand wirkt stärker als die Anzahl
Ihr Fall
Welche Stufenfolge passt zu Ihnen?
Vier Fragen, eine Minute. Ausgewertet wird nur, was Sie eingeben.
Frage 1 von 4
Wie hoch ist eine typische offene Rechnung?
Frage 2 von 4
Was für ein Kunde ist das meistens?
Frage 3 von 4
Wie zuverlässig zahlt er sonst?
Frage 4 von 4
Wie viel Zeit haben Sie fürs Nachfassen?
Zwischen einer Erinnerung nach sieben Tagen und einer nach dreißig liegen Welten. Nach einer Woche ist Ihre Rechnung dem Kunden noch präsent, die Leistung ist frisch, der Vorgang liegt oben auf dem Stapel. Nach einem Monat ist er ein Verwaltungsakt.
Und es gibt einen zweiten Effekt: Wer schnell erinnert, signalisiert, dass er seine offenen Posten im Griff hat. Das spricht sich in Buchhaltungen herum, in beide Richtungen.
Was in jede Stufe gehört
Stufe eins, freundliche Erinnerung: Rechnungsnummer, Betrag, ein neues konkretes Datum. Kein Vorwurf, kein Wort von Mahnung. Die meisten Rechnungen sind schlicht untergegangen.
Stufe zwei, deutliche Aufforderung: dieselben Angaben plus die Zinsen und, bei Firmenkunden, die 40 Euro Pauschale. Beziffert, nicht angedeutet. Und die Frage, ob es einen Grund gibt, warum nicht gezahlt wird.
Stufe drei, letzte Frist: ein Datum und was danach passiert. Nur ankündigen, was Sie tatsächlich vorhaben. Eine Drohung, die folgenlos bleibt, macht jede weitere Nachricht wertlos.
Die dritte Mahnung wirkt nur, wenn die vierte keine Mahnung mehr ist.
Wann Sie den Kanal wechseln sollten
Wenn zwei E-Mails ohne Reaktion bleiben, ist die dritte E-Mail selten die Lösung. Häufiger liegt es daran, dass die Adresse nicht mehr gelesen wird, dass die Rechnung im Spam hängt oder dass der Ansprechpartner gewechselt hat.
Nach der zweiten unbeantworteten Nachricht den Kanal wechseln: anrufen, per SMS erinnern, im Zweifel per Post.
Bei Firmenkunden gezielt die Buchhaltung ansprechen, nicht den Ansprechpartner aus dem Projekt. Die beiden reden oft weniger miteinander als man denkt.
Ein Telefonat bringt außerdem heraus, ob es einen Einwand gibt. Das ist die häufigste stille Ursache für eine Rechnung, auf die niemand reagiert.
Wann Schluss ist
Entscheiden Sie das vorher, nicht mittendrin. Ein einfacher Grundsatz: Nach der letzten Frist gibt es keine weitere Mahnung, sondern eine Entscheidung. Mahnbescheid, Inkasso, Ratenzahlung oder abschreiben. Vier bis sieben Mahnungen an denselben Kunden sind kein Nachdruck, sie sind ein Signal, dass nichts passiert.
Häufige Fragen
Muss ich dreimal mahnen, bevor ich zum Gericht kann?
Nein. Sobald Verzug eingetreten ist, dürfen Sie den gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Wenn ein Zahlungsdatum auf der Rechnung stand, brauchen Sie dafür nicht einmal eine Mahnung geschrieben zu haben.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Die tatsächlichen Kosten des Verzugs dürfen Sie geltend machen, etwa Porto. Pauschalen von fünf oder zehn Euro pro Mahnung halten einer Prüfung oft nicht stand. Bei Firmenkunden ist die 40 Euro Pauschale der deutlich stärkere Hebel.
Sollte die erste Mahnung schon ernst klingen?
Nein. Die meisten überfälligen Rechnungen sind schlicht untergegangen. Eine harte erste Nachricht beschädigt die Beziehung zu Kunden, die ohnehin gezahlt hätten, und bringt bei den anderen nichts.
Wie lange soll ich zwischen den Stufen warten?
Sieben bis vierzehn Tage sind ein guter Rahmen. Kürzer wirkt getrieben, länger lässt den Vorgang aus dem Blick geraten. Entscheidender als der genaue Abstand ist, dass die erste Erinnerung früh kommt.
Was mache ich, wenn nach drei Mahnungen nichts passiert?
Keine vierte schreiben. Entscheiden Sie: Ratenzahlung anbieten, gerichtlichen Mahnbescheid beantragen, an ein Inkassobüro abgeben oder abschreiben. Weitere Mahnungen zeigen dem Kunden nur, dass nichts folgt.
