Darf ich per SMS oder WhatsApp an Zahlungen erinnern?
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Kurz gesagt
Eine reine Zahlungserinnerung ist keine Werbung. Sie gehört zur Abwicklung des Vertrags, und dafür dürfen Sie die Kontaktdaten nutzen, die Ihnen der Kunde dafür gegeben hat.
Entscheidend ist, woher die Nummer stammt. Aus dem Auftrag: in Ordnung. Aus einem Verzeichnis oder von der Website: heikel.
Sobald in derselben Nachricht ein Angebot oder ein Hinweis auf Ihre Leistungen steht, wird daraus Werbung. Dann brauchen Sie eine Einwilligung.
Die strengen Regeln für SMS, Anrufe und Messenger stammen aus dem Wettbewerbsrecht, und dort geht es um Werbung. Eine Nachricht, die nichts anbietet, sondern an eine offene Rechnung erinnert, ist keine Werbung. Sie ist Teil des Vertrags, den Sie mit dem Kunden ohnehin haben.
Das ist die gute Nachricht. Die schlechte: Der Unterschied verschwimmt schnell. "Ihre Rechnung ist noch offen, und übrigens: Im September haben wir noch Termine frei" ist beides. Und damit gelten die strengeren Regeln.
Woher die Nummer stammt, ist die zweite Frage
Ihr Fall
Dürfen Sie über diesen Kanal erinnern?
Vier Fragen, eine Minute. Ausgewertet wird nur, was Sie eingeben.
Frage 1 von 4
Über welchen Kanal wollen Sie erinnern?
Frage 2 von 4
Woher haben Sie die Nummer?
Frage 3 von 4
Wer ist der Empfänger?
Frage 4 von 4
Was steht in der Nachricht?
Das Datenschutzrecht arbeitet mit dem Gedanken der Zweckbindung: Daten dürfen für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden. Eine Mobilnummer, die der Kunde im Auftragsformular angegeben hat, damit man ihn wegen des Termins erreicht, darf auch genutzt werden, um wegen der Rechnung zu demselben Auftrag zu schreiben.
Eine Nummer, die Sie sich aus dem Impressum oder einem Verzeichnis gesucht haben, wurde nie für die Abwicklung mit Ihnen gegeben. Damit steht sie auf deutlich dünnerem Eis, auch wenn die Forderung berechtigt ist.
Die Kanäle im Vergleich
SMS: der unkomplizierteste Kanal. Sie geht direkt an die Nummer, es ist kein Drittanbieter dazwischen, der Ihr Adressbuch sieht. Wird fast immer gelesen.
Anruf: beim eigenen Kunden zur laufenden Sache unproblematisch. Er bringt zudem heraus, ob es einen Einwand gibt. Nur die Notiz danach nicht vergessen.
WhatsApp: inhaltlich wie eine SMS, aber der Dienst selbst ist das Problem. Wer geschäftlich über einen privaten Account schreibt, überträgt in aller Regel sein Adressbuch mit. Wenn WhatsApp, dann über die geschäftliche Schnittstelle mit einem eigenen Vertrag.
E-Mail: der Standard, weil sie nachweisbar und archivierbar ist. Ihre Schwäche ist, dass sie leicht ignoriert wird.
Der Kanalwechsel wirkt nicht, weil er lauter ist. Er wirkt, weil die dritte E-Mail in demselben Postfach landet wie die beiden, die niemand gelesen hat.
Was in eine SMS gehört
Kurz, ohne Abkürzungen, mit Ihrem Namen am Anfang. Der Empfänger sieht keine Absenderadresse, er sieht nur eine Nummer. Wenn nicht im ersten Satz klar wird, wer schreibt und worum es geht, wird die Nachricht gelöscht.
"Elektro Baumann: Ihre Rechnung 2026-118 über 1.240 Euro ist seit 22.7. offen. Bitte bis Fr, 14.8. überweisen. Fragen? 030 1234567"
Was Sie dokumentieren sollten
Woher die Nummer stammt: Auftragsformular, Angebot, Terminvereinbarung. Ein Feld in Ihrem System reicht.
Wenn Sie sich eine Einwilligung geben lassen: wann, wofür und über welchen Kanal. Ein Häkchen ohne Datum nützt Ihnen im Streitfall wenig.
Jeden Widerspruch sofort umsetzen. Wenn ein Kunde sagt, er möchte keine SMS mehr, ist das ab diesem Moment bindend, unabhängig davon, wie berechtigt Ihre Forderung ist.
Häufige Fragen
Ist eine Zahlungserinnerung Werbung?
Nein, solange sie nichts anbietet. Sie gehört zur Abwicklung des bestehenden Vertrags. Sobald ein Hinweis auf Ihre Leistungen oder ein Angebot in derselben Nachricht steht, ändert sich die Bewertung.
Brauche ich eine Einwilligung für eine SMS an meinen Kunden?
Für eine reine Zahlungserinnerung an eine Nummer, die der Kunde für die Abwicklung angegeben hat, in der Regel nicht. Sicherer ist es trotzdem, sich die Nutzung des Kanals im Auftragsformular bestätigen zu lassen.
Was ist bei WhatsApp anders als bei SMS?
Der Inhalt wird gleich bewertet, der Dienst nicht. Wer über einen normalen Account schreibt, überträgt in aller Regel sein Adressbuch an den Anbieter. Wer WhatsApp geschäftlich nutzen will, sollte die geschäftliche Schnittstelle mit eigenem Vertrag verwenden.
Darf ich meinen Kunden wegen einer Rechnung anrufen?
Bei einer laufenden Geschäftsbeziehung und zur konkreten Rechnung ist das in der Regel unproblematisch. Die strengen Regeln für Telefonwerbung betreffen Angebote, nicht die Abwicklung.
Der Kunde sagt, er will keine SMS mehr. Muss ich das beachten?
Ja, sofort und unabhängig davon, wie berechtigt Ihre Forderung ist. Halten Sie den Widerspruch in Ihrem System fest und weichen Sie auf E-Mail oder Brief aus.
Darf ich der Familie oder Kollegen etwas ausrichten lassen?
Nein. Wer Ihnen etwas schuldet, geht Dritte nichts an. Eine Nachricht an Angehörige, Kollegen oder den Arbeitgeber ist keine Zahlungserinnerung mehr, sondern setzt Sie erheblichem Ärger aus.
